Datenschutzerklärung

Diskretion ist für uns selbstverständlich. Mit dieser Erklärung informieren wir euch nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn ihr unsere Website besucht, uns kontaktiert, eine Reise anfragt oder bucht, Merch oder Gutscheine bestellt.

1. Verantwortliche
2. Besonders schützenswerte Daten
3. Hosting und Server-Logfiles
4. Speicherung im Browser, keine Tracking-Cookies
5. Schriftarten, Bilder und Videos
6. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp
7. Reiseanfrage, Anmeldung und Gästeauswahl
8. Schutz vor Spam
9. Durchführung von Reisen und Events
10. Merch und Gutscheine
11. Member-Überblick per E-Mail
12. CoatiE Club (Mitgliederbereich)
13. Unsere Social-Media-Präsenzen
14. Empfänger und Auftragsverarbeiter
15. Übermittlung in Drittländer
16. Speicherdauer
17. Eure Rechte
18. Beschwerderecht
19. Sonstiges

1. Verantwortliche

Daniela Ferraris
CoatiE Events
c/o IP-Management #4696
Ludwig-Erhard-Str. 18
20459 Hamburg
Telefon: 0175 5563334
E-Mail: benefits@coatie-events.de

Eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen (§ 38 BDSG).

2. Besonders schützenswerte Daten

Unsere Reisen und Events richten sich an offene Paare und Singles aus der Lifestyle-Szene. Schon die Anmeldung kann deshalb Rückschlüsse auf euer Sexualleben bzw. eure sexuelle Orientierung zulassen. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Solche Daten verarbeiten wir nur, wenn ihr ausdrücklich eingewilligt habt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Einwilligung holen wir gesondert ein, zum Beispiel per Häkchen im Anmeldeformular, und dokumentieren sie. Ihr könnt sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), eine Nachricht an benefits@coatie-events.de genügt. Ohne diese Einwilligung können wir eine Teilnahme leider nicht ermöglichen.

Wir geben diese Daten nur weiter, wenn es für die Reise unbedingt nötig ist (zum Beispiel Namensliste an das Hotel), und nie zu Werbezwecken. Teilnehmerlisten sehen nur wir.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird gehostet bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern (Rechenzentrum in der EU Standort prüfen). Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Das ist technisch nötig, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 7 / 14 / 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Die Website ist per TLS (HTTPS) verschlüsselt.

4. Speicherung im Browser, keine Tracking-Cookies

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Im Speicher eures Browsers legen wir nur ab, was für den von euch gewünschten Dienst unbedingt nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Eintrag	Zweck	Dauer
coatie18 (Session Storage)	Merkt sich eure Bestätigung, dass ihr mindestens 18 Jahre alt seid, damit die Abfrage nicht auf jeder Seite erscheint	bis zum Schließen des Browserfensters
coatieCart (Local Storage)	Inhalt eures Merch-Warenkorbs	bis ihr den Warenkorb leert oder die Browserdaten löscht

Diese Daten bleiben auf eurem Gerät und werden nicht an uns übertragen. Sollten wir später Statistik- oder Marketing-Dienste einsetzen, fragen wir vorher über ein Einwilligungs-Banner eure Zustimmung ab (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Schriftarten, Bilder und Videos

Schriftarten, Bilder und Videos liegen auf unserem eigenen Server. Beim Aufruf der Website werden keine Verbindungen zu Google Fonts, YouTube oder ähnlichen Drittanbietern aufgebaut.

6. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn ihr uns schreibt oder anruft, verarbeiten wir eure Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht), um eure Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).

Unser E-Mail-Postfach betreibt Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Microsoft 365) als Auftragsverarbeiter.

WhatsApp: Auf unserer Website gibt es Links zu WhatsApp (zum Beispiel den grünen Knopf). Erst wenn ihr darauf klickt, öffnet sich WhatsApp und es werden Daten an WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, übertragen. Vorher findet keine Datenübertragung statt. Schreibt ihr uns über WhatsApp, verarbeitet WhatsApp eure Telefonnummer, euren Namen, euer Profilbild, Nachrichteninhalte und Metadaten; WhatsApp kann Daten innerhalb der Meta-Gruppe, auch in die USA, übermitteln. Wir nutzen die WhatsApp Business App ausschließlich zur Kommunikation mit euch, nicht für automatisierte Werbung. Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung durch die freiwillige Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wer das nicht möchte, erreicht uns jederzeit per E-Mail oder Telefon. Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

7. Reiseanfrage, Anmeldung und Gästeauswahl

Über das Anmeldeformular auf unseren Reiseseiten erheben wir: Namen der Reisenden, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zimmerwunsch, Transferwunsch, Nachricht, freiwillig euren JoyClub-Profilnamen und einen Benefit-Code. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Zwecke: Bearbeitung eurer Anfrage, Vorbereitung des Reisevertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere Gästeauswahl. Jede Reise richtet sich an eine vorher festgelegte Zielgruppe. Ob eine Anmeldung dazu passt, entscheiden wir persönlich; es findet keine automatisierte Entscheidung oder Profilbildung nach Art. 22 DSGVO statt. Soweit dabei Daten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind, verarbeiten wir sie auf Grundlage eurer ausdrücklichen Einwilligung (siehe Ziffer 2).

JoyClub-Profil: Gebt ihr freiwillig euren JoyClub-Profilnamen an, sehen wir uns euer dort für Mitglieder sichtbares Profil an, um die Anmeldung einzuordnen. Wir speichern davon nur den Profilnamen.

Speicherdauer: Kommt keine Buchung zustande, löschen wir eure Anfragedaten spätestens 6 Monate nach Abschluss der Reise, für die ihr angefragt habt. Bei einer Buchung gilt Ziffer 16.

8. Schutz vor Spam

Unsere Formulare schützen wir ohne externe Dienste vor automatisierten Eingaben (Bots): mit einem für Menschen unsichtbaren Feld, einer Prüfung der Ausfüllzeit und einer Begrenzung der Anfragen pro Stunde. Dafür speichern wir eine verschlüsselte Prüfsumme eurer IP-Adresse für höchstens eine Stunde auf unserem Server; danach wird sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an funktionierenden, missbrauchsgeschützten Formularen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Durchführung von Reisen und Events

Für gebuchte Reisen verarbeiten wir die Daten, die für Vertrag und Durchführung nötig sind: Namen, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, gebuchte Leistungen, Zahlungen und – soweit für Flüge, Hotels oder Einreise nötig – Ausweisdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hinzu kommen gesetzliche Pflichten, etwa Buchhaltung und Steuern (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Fotos auf Reisen und Events entstehen nur mit eurem Einverständnis. Wir veröffentlichen keine Bilder, auf denen ihr erkennbar seid, ohne eure ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §§ 22, 23 KUG).

Orte und Zeiten unserer Partys veröffentlichen wir für angemeldete Gäste auf JoyClub; dort gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der JOYclub-Betreiberin.

10. Merch und Gutscheine

Bestellt ihr Merch oder Gutscheine per E-Mail oder WhatsApp, verarbeiten wir Name, Lieferadresse, E-Mail-Adresse, bestellte Artikel, ggf. Benefit-Code und Anmerkungen zur Abwicklung der Bestellung, Rechnungsstellung und zum Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Für den Versand geben wir Name und Lieferadresse an den Versanddienstleister weiter (Deutsche Post / DHL Group, Charles-de-Gaulle-Str. 20, 53113 Bonn).

Gutscheine: Damit jeder Gutschein nur einmal eingelöst werden kann, führen wir eine Gutscheinliste mit Code, Wert, Restwert, Ausstellungsdatum, Käufer bzw. Käuferin sowie den Namen „Für“ und „Von“ (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Für diese Liste nutzen wir Dienst benennen, z. B. Anthropic, PBC, USA – Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer prüfen; Alternative: Liste in WordPress auf dem eigenen Server.

Zahlung: per Überweisung. Eure Zahlungsdaten erhalten wir dabei nur über unser Kreditinstitut Bank.

11. Member-Überblick per E-Mail

Einen allgemeinen Newsletter bieten wir nicht an. Mitglieder des CoatiE Club können bei der Anmeldung oder später im Profil freiwillig ankreuzen, dass sie ein- bis zweimal im Monat einen Überblick über kommende Reisen und Partys per E-Mail erhalten möchten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Den Zeitpunkt der Einwilligung speichern wir als Nachweis. Ihr könnt den Überblick jederzeit im Club-Profil abbestellen oder uns formlos per E-Mail schreiben; die Abmeldung wirkt für die Zukunft. Die E-Mails versenden wir über unseren eigenen Server bei Hostinger und unser E-Mail-Postfach, ohne externen Newsletter-Dienst.

12. CoatiE Club (Mitgliederbereich)

Im CoatiE Club könnt ihr ein kostenloses Mitgliedskonto anlegen. Dafür verarbeiten wir: Profilname, die Angabe Paar, Frau oder Mann, freiwillig euren JoyClub- und SDC-Namen, euren Text „Über uns“, 1 bis 3 Bilder, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), eure Sprache sowie Zeitpunkt und Inhalt eurer Bestätigungen und Einwilligungen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Mitgliedschaft, persönliche Prüfung und Freischaltung, Login sowie Informationen zu Reisen und Events im Club (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weil eure Angaben Rückschlüsse auf euer Sexualleben zulassen können, verarbeiten wir sie nur mit eurer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Den Member-Überblick per E-Mail (1–2× im Monat) schicken wir nur, wenn ihr das ankreuzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bilder: Wir verkleinern sie beim Hochladen und speichern sie ohne Metadaten (zum Beispiel ohne Standort) geschützt auf unserem Server bei Hostinger. Sie sind nicht öffentlich abrufbar. Euer Profil (Profilname, Angabe Paar/Frau/Mann, Bilder, Text) ist für andere freigeschaltete Mitglieder sichtbar; darin willigt ihr bei der Anmeldung ausdrücklich ein. Ihr könnt die Sichtbarkeit im Club jederzeit abschalten. Öffentlich, also ohne Login, ist nichts davon sichtbar.

Gesichtsfoto, Alter und Zielgruppen: Bei der Anmeldung bitten wir um ein aktuelles, klares Gesichtsfoto (bei Paaren von beiden) und euer Alter. Beides sehen ausschließlich wir, nicht andere Mitglieder. Wir nutzen es nur, um euch zu verifizieren und euch passenden Partys und Reisen zuzuordnen: Dafür ordnen wir jedes Mitglied intern einer oder mehreren Zielgruppen zu und können eine interne Notiz anlegen. Bucht ihr ein Party-Ticket mit einer Begleitung ohne Club-Profil, verarbeiten wir zusätzlich das Gesichtsfoto dieser Begleitung, das ihr uns mit ihrem Einverständnis übermittelt. Rechtsgrundlage ist eure ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Löscht ihr euer Konto, löschen wir Gesichtsfotos, Alter, Zielgruppen und Notiz sofort; automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt – über Freischaltungen und Ticket-Anfragen entscheiden wir persönlich.

Teilnahme und „Wer kommt?“: Wenn ihr bei einem Event oder einer Reise „Interesse“ oder „Wir sind dabei“ angebt, speichern wir das. In der Teilnehmerliste für Mitglieder erscheint ihr, solange euer Profil sichtbar ist; pro Termin und für das ganze Profil könnt ihr das jederzeit abschalten. Sichtbar sind dabei nur Profilname, Angabe Paar/Frau/Mann, eure Bilder, euer Text und gegebenenfalls euer Hinweis „Wir suchen Mitreisende“.

Kontaktanfragen und Chat: Kontakt zwischen Mitgliedern entsteht nur, wenn ihr Kontaktanfragen zulasst und eine Anfrage annehmt. Anfragen und Nachrichten speichern wir auf unserem Server, bis einer von euch den Kontakt beendet, blockiert oder sein Konto löscht. Wir lesen Chats nicht mit; nur wenn ein Mitglied ein anderes meldet, prüfen wir die Meldung und den Grund (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Member-Tickets: Für Tickets speichern wir Event, Personenzahl, Preis, Zahlungsstatus, eine Ticket-Referenz und den Zeitpunkt des Einlasses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Zuordnung von Überweisungen lesen wir den Kontoauszug unseres Geschäftskontos ein; dabei werden nur Buchungen mit Ticket-Referenz verarbeitet und nur der Zahlungsstatus des Tickets gespeichert. Rechnungsrelevante Ticketdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Ziffer 16), auch wenn ihr euer Konto löscht; sie sind dann nicht mehr eurem Profil zugeordnet.

Bestätigung und Login: Nach der Anmeldung bekommt ihr eine E-Mail mit Bestätigungslink. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 7 Tagen automatisch. Für den Login setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das bei Mitgliedern bis zu 12 Monate gilt, damit ihr angemeldet bleibt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eure Spracheinstellung speichern wir nur in eurem Browser.

Speicherdauer und Widerruf: Wir speichern eure Daten, bis ihr euer Konto löscht (jederzeit im Club unter „Konto löschen“ oder per E-Mail) oder wir die Mitgliedschaft beenden. Abgelehnte Anmeldungen löschen wir sofort. Eure Einwilligung könnt ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; dann löschen wir euer Konto.

13. Unsere Social-Media-Präsenzen

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Instagram und JoyClub. Es handelt sich um einfache Links, nicht um eingebundene Plugins; Daten werden erst übertragen, wenn ihr den Link anklickt.

Instagram: Für unseren Instagram-Auftritt (@coatie_events) sind wir gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, verantwortlich (Art. 26 DSGVO), soweit Meta uns Statistiken („Insights“) über die Nutzung bereitstellt. Diese Statistiken sind zusammengefasst und lassen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu. Die Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO stellt Meta hier bereit: Page Controller Addendum. Eure Rechte könnt ihr bei Meta und bei uns geltend machen. Nachrichten, die ihr uns über Instagram schickt, nutzen wir nur zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Datenschutzhinweise: privacycenter.instagram.com/policy

JOYclub: Unser Profil „CoatiE-Events“ betreiben wir bei JOYclub (F&P GmbH, Leipzig – Angaben prüfen). Für die Verarbeitung auf der Plattform ist die Betreiberin verantwortlich.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eure Daten erhalten nur, die sie für den jeweiligen Zweck brauchen:

• Leistungsträger eurer Reise (Hotels, Transferunternehmen, Event-Locations, ggf. Fluggesellschaften) – nur soweit für die Durchführung nötig
• Versanddienstleister für Merch und Gutschein-Karten
• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: Hosting (Hostinger), E-Mail (Microsoft 365), Gutscheinliste
• Steuerberatung, Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
• der Kundengeldabsicherer im Insolvenzfall (§ 651r BGB): R+V Allgemeine Versicherung AG, Raiffeisenplatz 1, 65189 Wiesbaden

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

15. Übermittlung in Drittländer

Reisen in Länder außerhalb der EU (zum Beispiel USA, Südafrika) erfordern, dass wir eure Buchungsdaten an Leistungsträger dort weitergeben. Das ist für die Erfüllung des Reisevertrags erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO); in diesen Ländern gilt unter Umständen kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau. Übermittlungen an Dienstleister in den USA (zum Beispiel Meta) erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

16. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Buchungs- und Rechnungsunterlagen gelten handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu 8 bzw. 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Daten nach Art. 9 DSGVO, die nicht für die Buchhaltung benötigt werden (zum Beispiel Angaben zur Gästeauswahl, JoyClub-Profilname), löschen wir spätestens 6 Monate nach Ende der jeweiligen Reise.

17. Eure Rechte

Ihr habt das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an benefits@coatie-events.de genügt.

18. Beschwerderecht

Ihr könnt euch bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
www.datenschutz.rlp.de

19. Sonstiges

Pflicht zur Bereitstellung: Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne die als Pflichtfeld markierten Angaben können wir eine Anfrage, Buchung oder Bestellung aber nicht bearbeiten.

Automatisierte Entscheidungen: Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Änderungen: Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Datum der Veröffentlichung